プレ花嫁様必見!Excelでの列席者名簿の作り方

「ゲストの名簿ってどう作ればいいの?」

「どんな情報が必要なの?」

「必要なのは招待状を作る時でしょ?」

「作らないとダメ?」

 

よく聞く『列席者名簿・ゲスト名簿』、どう作れば良いかよく分からないですよね。

式場が決まれば、式場が用意しているフォーマットを使用することも出来ますが、僕が推進しているのは式場を探し出す前に列席者名簿を作る ということです。

 

この記事では、エクセルを使った列席者名簿の作り方と必要な情報をご紹介 しています。

 

この記事を参考に列席者名簿を作るだけで、見積り金額がより具体的になります。

少し長めの記事ですが、是非ご覧いただければと思います。

列席者名簿のメリット

「列席者名簿って、招待状を作る時に必要なんでしょ?」

 

そんな風に思われる方が多いと思いますが、実はそれだけではないメリットだらけのコンテンツなんです。

 

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列席者名簿の作成するタイミングは主に、式場が決まって招待状の打ち合わせが始まってからです。

担当プランナー「招待状の投函に伴い、列席者様の名簿を作成してくださいね」

 

しかし僕がオススメするのは、式場を探し出す前のタイミングです。その理由は、

 

申し込み段階で掛かる費用が明確になるから。

 

列席者名簿がもたらすメリットとは、

 

  • 招待人数の把握
  • 招待状の投函先把握(ゲストの住所)
  • 着付け、ヘアセット人数の把握
  • 宿泊が必要な人数の把握
  • 食べ物アレルギーの把握
  • 御車代の必要金額の把握
  • 世帯数の把握

 

ざっと挙げただけでもこれだけあるのです!式場を探し出す前に作っておいて、損はないですよ。

 

列席者名簿の作り方:オススメ

では列席者名簿はどのように作成するのがいいのでしょうか?人によって使いやすさや制作環境にもよるかと思いますが、僕はエクセルでの作成をオススメ します。

多くの人が使っていて一般的なものですし、集計ツールもあるので便利です。

列席者名簿のExcelファイルダウンロードはコチラ:『guestbook』

 

 

項目の一例

まず、管理するために項目を作成します。必要項目は人によって追加・編集していただくのがいいでしょう。

〇必要な項目一例

・氏名(敬称含む)

・続柄

・世帯数

・住所

・依頼事の有無

・着付け、ヘアセット

・宿泊

・御祝儀

・備考

これらの項目が必要になってくると思います。

 

1:氏名(敬称含む)

ゲストの名前を入力します。フリガナ設定も出来るのがエクセルの便利な所。席札を業者に発注する場合にも名前欄だけをコピーすれば流用できます。

『様』『くん』『ちゃん』『令夫人』などの敬称も入れておくと便利です。

 

2:続柄

『つづきがら(“ぞくがら”とも読まれることも)』と読みますが、新郎新婦から見たその人との関係性を入力していきましょう。

ある程度詳細に書いておくと席次表を作る時や、司会者さんとの打ち合わせ時に役立ちます。

 

〇よくある質問1---

「伯父と叔父の違いって?」

・伯父、伯母…親(父母)から見てお兄さんやお姉さんにあたる人。

・叔父、叔母…親(父母)から見て弟や妹にあたる人。

〇よくある質問2---

「伯父さんの奥さんの続柄は?」

・『伯母』でOKです。『義伯母』とは表記しません。

 

3:世帯数

世帯数は本当に重要です!

なぜかというと、招待状や引出物の数に反映するために見積り金額が大幅に変わるから です。

 

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世帯数の欄には『1』という数字を入力して『SUM関数』で合計数を算出できるようにしましょう。

 

結婚式における世帯数とは?『一つの家に対して、一つの家族』=『世帯数』という考え方です。家の数を数えるのが一番分かりやすいかと思います。

(例)伯父さん夫婦と従兄のお兄さんは住んでいる所が別々だけど、『ご祝儀は一つ』もしくは『ご祝儀が別々』など、様々なケースが考えられます。

各家庭によって違うので、世帯数をどう分けるのかは親御様にも相談しながら進めるのが良いでしょう。

 

4:依頼事の有無

依頼の欄には『主賓挨拶』『乾杯発声』『受付』や『余興』など、2人の結婚式になにかしらお手伝いをしてくれるものを入力しましょう。

 

そうすることで招待状の中に同封する『付箋』も何が必要で、何部必要か明確になります。

 

“付箋”とは?名刺サイズ程の大きさの案内状のこと。招待状に同封するもので、その人に向けた『依頼事』が記載されています。主に『主賓挨拶』『乾杯』『余興・スピーチ』『受付』をお願いする方の招待状へ同封します。

 

 

 

 

5:着付け・ヘアセット

主に親族の女性ゲストに必要な項目かと思いますが、事前に分かっているのであれば式場へ支払う費用も明確 になります。式場の美容室は繁忙期になると混みあうので早めの予約をお勧めします。

世帯数同様、入力欄には『1』という表記にしなければ『SUM関数』による計上ができなくなるので注意が必要です。

 

“着付け”や“ヘアセット”は誰が支払う?ゲストの『着付け代・ヘアセット代』は誰が負担するのかは親御様にも相談してください。支払いに関しては事前にハッキリさせておかないと、当日本人から支払う際にお金が足りない、お釣りがない等混乱する可能性があります。

 

6:宿泊

遠方からのゲストの宿泊部屋を確保しなければいけない場合も、事前に分かっている場合は式場申し込みの際に伝えた方がより交渉がしやすくなります。

 

宿泊費用も『婚礼課』からの予約のほうが安いのか、ネット予約のほうが安いのかホテルによっても違いますので担当スタッフへ確認しましょう。

 

 

7:ご祝儀

ご祝儀の欄には、頂けるであろうご祝儀金額を入力していきます。よく「ご祝儀を頼りにして!」というクチコミも見ますが、そうではありません。

ご祝儀金額が分かっていればその額に相当の引出物を付けなければいけませんので、事前に調べることはとても大切な事なのです。

 

また、総額いくらくらいのご祝儀金額になるのか想定することで、結婚式場との見積りバランスをイメージ出来ます。

 

8:備考

備考欄には『食べ物アレルギー』やそのゲストの情報を入力していきましょう。

 

「誰に何を確認しなければいけないのか」

「誰に何をお願いしなければいけないのか」

「何を注意しなければいけないのか」

 

そういったことも列席者名簿で管理することによって、資料や確認書類が何枚も用意しなくて済むので確認漏れを防ぐ ことになります。

 

 

まとめ

列席者名簿は式場を探す前にある程度作成しておくことでたくさんのメリットがあります。

 

  • 招待人数の把握
  • 招待状の投函先把握(ゲストの住所)
  • 着付け、ヘアセット人数の把握
  • 宿泊が必要な人数の把握
  • 食べ物アレルギーの把握
  • 御車代の必要金額の把握
  • 世帯数の把握

 

また、式場を探す前に名簿を作成することでボンヤリと『どんな結婚式にしたいか』という二人のイメージも膨らむはずです。

 

二人はどんな結婚式にしたいのか

 

そんなイメージを持って式場を見学することで、見学の仕方・質問内容が変わってきます。

 

素敵な結婚準備になりますように。

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